¿Qué es una secretaria on-line?

Artículo visto 1086 veces desde el 24-02-2011

En España, en el año 2010 las ventas On-Line han aumentado un 24%. Podemos comprar de todo en la red. ¿Por qué no los servicios de una secretaria? Con la ayuda de las nuevas tecnologías y un poco de saber hacer es perfectamente factible.

Una secretaria on-line es una persona, profesional del secretariado y de la administración, que va a prestar los mismos servicios que estando en una oficina:

Filtro de llamadas, combinando, sin enredarlas, las redes telefónicas con las redes informáticas, podrá atender llamadas en todo el territorio nacional, responderlas cuando tenga los elementos necesarios, o pasarlas a teléfonos externos o extensiones telefónicas.

Agenda, gracias a esas mismas combinaciones podrá llevar agendas, anotar citas, recordatorios, mensajes.

Todo tipo de documentos podrán serle confiados para redactarlos, darles forma, transformarlos en presentaciones Power Point, traducirlos.

Las tarjetas de visita son un elemento inherente a la actividad comercial que debería servir de herramienta para la construcción de una base de datos informática. Todos los datos de nuestros clientes recogidos en un mismo documento que nos permita trabajar con ellos, establecer listados, recordar contactos antiguos. Una base de datos actualizada es una potente herramienta comercial que hace ganar dinero.

Archivar, clasificar documentos en papel y on-line. Ya no tenemos necesidad de imprimir sistemáticamente todos los documentos que recibimos, pero sí los debemos de conservar.

Hay formas de tenerlos ordenados sin saturar nuestros ordenadores. La lista es muy larga ya tienen suficientes elementos para seguirla por sí mismos. Queda claro que todas estas tareas necesitan una importante cantidad de tiempo para hacerlas y un poco más para hacerlas bien. ¿Por qué restaría un profesional tiempo a su actividad profesional para hacerlas él solo? La única razón que se nos ocurre es una razón económica. No puede contratar a una persona, darle un sueldo fijo y pagar los seguros sociales, además de habilitar un espacio para ella.
Los servicios de una secretaria on-line se pagan solos, porque:

al pagar sólo por el trabajo realizado, se reduce considerablemente el gasto.
al poder dedicar 100 % de su tiempo a su actividad profesional, su negocio se va a beneficiar y eso se va a traducir en rentabilidad es decir dinero.

Sumando ambos beneficios sería sorprendente que tuviera que desembolsar nada. No vamos a poner aquí tarifas, las pueden ver en nuestra web. Tenemos ahora mismo en promoción una semana de servicios gratuita, para que nos conozcan y que puedan juzgar de la utilidad del servicio.

Otra ventaja es la del compromiso. ¿Quién ha dicho compromiso? Si no hay compromiso. Si lo necesita y le resulta útil el servicio puede durar lo que el cliente quiera. Al principio se definirán unas necesidades y se preparará un presupuesto. Si surgen imprevistos durante el mes, se podrán atender previo acuerdo económico escrito. Y así mes a mes.

Si lo necesita para una ocasión puntual, durará el tiempo requerido: la suplencia de una ausencia, una punta de trabajo, la confección de un documento en particular, el archivo de meses de papeles amontonados, la creación de una base de datos (con o sin su mantenimiento posterior)…

DACTYL ofrece dos líneas más de negocio: las traducciones y la línea de marketing. Lo que queremos en DACTYL es facilitar lo más posible el trabajo a nuestros clientes y evitarles buscar cada cosa por un lado. Le bastará con hablar con nosotros para tener resuelto el problema. Y, como también queremos ayudar a nuestros clientes a estar al día acabamos de abrir un servicio de iniciación y mantenimiento de redes sociales. Facebook, Linkedin, Twitter se están posicionando como potentes herramientas de negocios su manejo requiere conocimientos y tiempo, DACTYL los tiene y se los ofrece.

Cuentan las lenguas que en tiempo añejo
el rey de un país una fiesta dio,
y sobre el calzado que en ella lució
a un zapatero pidiole consejo.

Le instruyó el zapatero sabiamente,
haciendo gala de su profesión,
encontrando en la fiesta admiración
el monarca, que le atendió obediente.

Mas por inercia ya le asesoraba
de hacienda, religión, guerra o estado,
y al rey más y más cansaba.
Pasaba aconsejando luengos ratos

y al final gritó el rey, ya exasperado:
"Zapatero, a tus zapatos".

Anne-Marie Cazenave
Secretaria de dirección trilingüe diplomada. Lleva más de 25 años ejerciendo en Madrid. Hizo sus inicios en una pequeña empresa familiar donde aprendió mucho y se despabiló. Siguió su andadura por diversos campos: comercio internacional: lo nuclear, el aluminio, las ferroaleaciones, la venta de equipos de salvamento, los largos y repetitivos informes hacia Bruselas y finalmente en los 14 últimos años en el campo de la industria del automóvil.

Emprende ahora esta andadura con la ilusión de crear un mercado en la zona sureste de Madrid.

Autor: Anne Marie Cazenave

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